クリニックの院長として、多くのタスクに追われる日々を過ごされている先生も多いのではないでしょうか？
人材育成や業務管理、患者さんへの対応など、毎日が「やらなければならないこと」で溢れています。
そんな忙しい日常の中で、少しでも効率よく業務を進め、心に余裕を持つためには タスクの整理 が鍵となります。
この記事では、簡単に実践できるタスク整理の方法を3つご紹介します。
これらを取り入れることで、クリニックの運営がスムーズになるだけでなく、
スタッフや患者さんとのコミュニケーションの質も向上するかもしれません。
1. タスクを「見える化」する
タスクが頭の中に散乱していると、どれから手をつけるべきか分からなくなり、ストレスが増加します。
まずは、以下のステップでタスクを「見える化」しましょう。
- 全てのタスクを書き出す
紙やデジタルツールを使って、思いつく限りのタスクをリスト化します。細かい作業も漏れなく書き出すことが重要です。 - タスクを分類する
書き出したタスクを、「緊急」「重要」「どちらでもない」の3つに分類します。- 緊急かつ重要：すぐに対応するべきタスク
- 緊急ではないが重要：計画的に進めるべきタスク
- その他：可能であれば委任や後回しにする
- 優先順位をつける
各分類内で、優先順位を明確にします。「どの順番で進めるか」を決めるだけで、効率が大幅に上がります。
2. 「時間ブロック法」を活用する
1日のスケジュールにタスクを組み込みやすくするために、「時間ブロック法」を試してみてください。
- やり方
1日の時間をブロック（区切り）として設定し、それぞれに特定のタスクを割り当てます。
たとえば、午前中は診療業務、午後はスタッフとのミーティング、夕方は事務作業といった形です。 - ポイント
- 1ブロックは90分以内に設定する。
- 予定外のタスクが入りやすい時間帯には余白を作る。
この方法により、タスクが一つ一つ着実に消化され、同時に不要な「作業の切り替え」にかかる時間を減らすことができます。
3. 委任のルールを決める
院長として全てを抱え込んでしまうと、心身ともに疲れてしまいます。
委任 はクリニック全体の成長に繋がる重要なスキルです。以下のルールを参考にしてみてください。
- スタッフの得意分野を活かす
タスクを適切に分配することで、スタッフの成長とモチベーション向上が期待できます。 - 委任後もサポートを怠らない
タスクを丸投げせず、進捗や結果を共有し合う仕組みを作りましょう。信頼関係が強化されます。
タスク整理がもたらすメリット
タスク整理を習慣化することで、以下のようなメリットを実感できるはずです。
- 時間の余裕が生まれる：重要な判断に集中する時間を確保できる。
- スタッフとの関係性向上：適切な業務分配で、働きやすい環境を作れる。
- ストレス軽減：タスクの優先順位が明確になり、不安や焦りが軽減する。
まとめ
忙しい日々の中でも、タスク整理を取り入れることで業務効率が向上し、心に余裕が生まれます。
ぜひ、今回ご紹介した方法を取り入れてみてください。
クリニック運営において、タスク整理や業務改善のサポートが必要な際は、ぜひご相談ください！